El pasado ayuda a valorar el presente y a aprender en el futuro. Por ello la preservación del patrimonio es un aspecto importante, así como la conservación de los documentos. Dice el refranero que quien guarda halla. Pero hay que tener en cuenta cómo se guarda. Por este motivo desde la Fundación del Archivo de la Casa Ducal de Alburquerque, con el fin de conservar su mayor tesoro, se ha propuesto la digitalización de los documentos históricos que se encuentran en peor estado.
Se calcula que apenas un cinco del volumen de documentos que alberga el archivo se encuentran digitalizados. Es una ardua tarea que se realiza a medida que los legajos son solicitados por los investigadores e historiadores, en función de la disponibilidad del personal del archivo que también se encarga de esta labor y de las ayudas que llegan de distintas administraciones. Recientemente se ha realizado un presupuesto para un investigador que requiere consultar algunos documentos que aún no están digitalizados. La archivera, Julia Montalvillo, explica que es necesario conocer la cantidad que se quiere gastar porque, en teoría aunque se trata de una serie de documentos que parecen pocos, hay documentos que ocupan toda una caja.
El principal objetivo de trabajo para 2020 es fotografiar y escanear los documentos más deteriorados. «En algunos casos primero será necesario poco menos que hacer un puzzle uniendo los trozos para lograr formar lo que queda de documento», comenta Montalvillo. Los documentos sobre los que se quiere trabajar no corresponden a un periodo concreto de la historia sino que son de diversas épocas y de lo más variado. Por ejemplo se han encontrado cartas del siglo XVII que están en blanco. Esto se debe a que en su momento les cayó agua y se ha borrado la tinta. Otros están rotos por la mitad. No obstante la mayoría sobre los que se quiere trabajar este año son de finales del siglo XV y del XVI, XVII y XVIII.
Cuando el Archivo de la Casa Ducal de Alburquerque se trasladó a las actuales dependencias en la Torre del Homenaje en el Castillo que lleva su nombre en 1999, se realizó una catalogación y una valoración del estado general de los documentos. Ese trabajo ha servido ahora para tener una nómina de los que se encuentran en peor estado. «He sacado un listado de unos 1.000 documentos que tienen más necesidad, pero hay que tener en cuenta que el tamaño de cada documento es variable», recuerda la archivera.
Los más antiguos están en su mayor parte digitalizados y en general se mantienen en muy buen estado de conservación. Ya no están a disposición de los investigadores porque están publicados y se pueden consultar a través de Colección Documental de Cuéllar (934-1492). También es importante recordar que en los dos volúmenes que se editaron se recogen documentos delArchivo de la Casa Ducal de Alburquerque, el Archivo Histórico Municipal de Cuéllar, el Archivo de la Comunidad de Villa y Tierra de Cuéllar, el Archivo Parroquial de Cuéllar y el Archivo del Convento de Santa Clara, así como documentación extraviada del Monasterio de la Armedilla de Cogeces del Monte (Valladolid).
Los documentos que se quieren digitalizar son los que están más dañados por causas como la humedad o los dobleces. A pesar del estado en el que se puedan encontrar estos legajos, Julia Montalvillo los valora en su conjunto y considera que «es un lujazo que un archivo nobiliario haya llegado hasta aquí pasando por las guerras que ha pasado». Aunque se calcula que solo hay un cinco por ciento del material digitalizado y que hay mucho trabajo por delante, no es tan importante realizar la digitalización de forma rápida sino de forma óptima. En este sentido Montalvillo apunta que hay escáneres que pueden digitalizar el documento en un minuto, pero lo hace en blanco y negro. Esto, que a priori puede parecer algo con poca importancia en la lectura e interpretación del legajo en cuestión, puede cambiar el signo al entenderse una u otra palabra. La archivera pone como ejemplo los documentos de ‘pares de judíos’. «Si hubieran estado en color se habrían sacado las palabras, mientras que al conservarse en blanco y negro se confunden algunas letras con las marcas del papel como puede ocurrir con la ‘c’ o la ‘ç’. No es tanto hacer las cosas deprisa, como hacerlas bien», indica.
La digitalización suele ser uno de los principales trabajos que se desarrollan en un archivo. Así, cada año se preservan más documentos. En la memoria de actividades del Archivo de la Casa Ducal de Alburquerque, se recoge que han sido digitalizados 178 con más de 4.200 fotografías, de los cuales unos 120 corresponden a la Casa Ducal, unos 35 al Archivo Histórico Municipal y unos 25 al Convento de Santa Clara junto con otros del Archivo Parroquial. En el caso de 2019 aún se están cerrando los datos para presentarlos en la próxima reunión anual del patronato. Entre los documentos digitalizados en 2018 destacan los que han servido para aportar más información sobre la iglesia de San Esteban y la capilla de la Magdalena. Se localizaron, transcribieron y digitalizaron los libros de fábrica del altar mayor de la capilla y el primer libro de bautizados de la parroquia de San Esteban. Una copia de ambos se puede consultar en sus respectivos espacios.
La Fundación atiende también las demandas de investigadoresprocedentes de distintos puntos de la geografía. En 2018 llegaron 25 investigadores de Madrid, Vitoria, Londres y también municipios de la zona. Las temáticas de investigación son de lo más variadas, lo que propicia que al poner a disposición del investigador ciertos documentos, se encuentren otros de lo más curioso que por supuesto también se digitalizan. El pasado año 2019 se demandaron muchos documentos relacionados con los impuestos que se pagaban desde finales del siglo XV hasta el XIX y otros relacionados con campanas y relojes. También se han encontrado en los libros de fábrica de la iglesia de Santo Tomé una tormenta que en 1736 anegó el pueblo, el vestido que el Ayuntamiento regaló en 1937 a la Virgen del Rosario, patrona de la villa, o una joya que una vecina dejó en testamento para que se la pusieran a la virgen en una fecha concreta. «Son documentos que en su momento no tendrían importancia, pero ahora son maravillosos», concluye Montalvillo.